In deze blog geef ik aan hoe jij dmv interne communicatie jouw bedrijfsprocessen kunt verbeteren

Door te investeren in interne communicatie, is het mogelijk om bedrijfsprocessen efficiënter te laten verlopen. Meer interne communicatie leidt onder jouw werknemers/collega's immers tot meer transparantie, kennis, gezamenlijk ontdekken van kansen en motivatie. Wil jij jouw bedrijfsprocessen verbeteren? Onderaan deze blog zie je welke communicatiemiddelen jij kunt inzetten om dit te bereiken.

Hoe kan interne communicatie zorgen voor verbeterde bedrijfsprocessen?

Hoe kun je dankzij interne communicatie bedrijfsprocessen verbeteren? Het lijkt misschien raar. Door eens goed te bekijken hoe er gecommuniceerd wordt binnen jouw bedrijf en hier wat aanpassingen aan te doen, zie je dat er heel wat verbeterd kan worden. Als je vanuit het middenkader beter communiceert naar de werkvloer, kunnen veranderingen in het beleid sneller toegepast worden. Als je de communicatie vanuit de werkvloer naar het middenkader toegankelijker maakt, kun je op operationeel gebied veel winst behalen. Door beter te communiceren en bepaalde procedures helder te maken, blijven opdrachten bijvoorbeeld minder lang liggen of weet iemand van de werkvloer hoe hij/zij moet handelen als een opdrachtgever belt en de desbetreffende verantwoordelijke niet aanwezig is.

Een overzicht van de communicatiemiddelen voor de verbetering van bedrijfsprocessen

Interne nieuwsbrief

Een interne nieuwsbrief is een document van 1 á 2 pagina's waarop informatie staat die interessant is voor jouw medewerkers. Je kunt er voor kiezen om de nieuwsbrief op te maken in Word of een online programma als MailChimp, de keuze is afhankelijk van jouw organisatie. Een nieuwsbrief die opgemaakt is in Word zal voornamelijk bestaan uit tekst, terwijl een nieuwsbrief van een online programma ook links naar de eigen website en andere websites heeft.

Waar is het voor geschikt:

• Collega's op de hoogte houden van marktontwikkelingen;
• Collega's op de hoogte houden van ontwikkelingen in hun vakgebied;
• Collega's op de hoogte houden van veranderingen in beleid;
• Voor het aankaarten van nieuwe of verwaterde werkinstructies;
• Collega's op de hoogte houden van zwangerschappen, verjaardagen, trouwerijen, jubilarissen en ziekte.

Wat zijn de voordelen:

• Een nieuwsbrief is snel en eenvoudig te maken (op de voorwaarde dat alle informatie in klad aanwezig is);
• Collega's kunnen de nieuwsbrief lezen wanneer het hen uit komt;
• Als er wat veranderd qua werkinstructies of beleid, dan zijn alle collega's er binnen no-time van op de hoogte;
• Iedereen weet welke ontwikkelingen er zijn in de markt, dit geeft ze de gelegenheid om hier alleen of gezamenlijk over na te denken;
• Iedereen weet wie er binnenkort jarig is, dit vergroot de betrokkenheid onder de collega's.

Intranet

Intranet is niks anders dan een afgesloten website, deze afgesloten website is bedoeld voor de eigen werknemers. Intranet is echter in veel gevallen wel ingebouwd in de daadwerkelijke website. Waar een normale website gebruikt wordt om 'naar buiten te treden', wordt intranet gebruikt voor interne communicatie.

Waar is het voor geschikt:

• Voor het plaatsen van korte mededelingen, deze mededelingen kunnen divers van aard zijn;
• Voor het plaatsen van documenten;
• Voor het plaatsen van informatie;
• Voor het plaatsen van diverse onderzoeken die relevant zijn voor de informatievergaring van jouw collega's;
• Voor het plaatsen van interne vacatures of het invullen van openstaande diensten;
• Voor het plaatsen van beleidsstukken.

Let op: eigenlijk kun je van alles op jouw intranet plaatsen. Zorg er dan wel voor dat het overzichtelijk is!

Wat zijn de voordelen:

• Collega's kunnen in hun eigen tijd informatie opzoeken;
• Alle toegevoegde informatie blijft op intranet staan, jouw collega's 'raken de informatie niet kwijt' (zoals bij e-mails wel kan gebeuren);
• Alles wat een collega wil weten staat op intranet;
• Medewerkers hoeven niet per se op het werk te zijn om toegang te hebben tot documenten;
• Het plaatsen van documenten op intranet is simpel en snel te doen.

Werkoverleg

Een werkoverleg is een kleine en informele bijeenkomst die regelmatig (en vaak aan het begin van de week) plaatsvindt en waar alle collega's even bijgepraat worden. Een werkoverleg moet dus niet verward worden met een vergadering, in tegenstelling tot een vergadering duurt een werkoverleg ongeveer een kwartier tot drie kwartier. Alle collega's kunnen bijgepraat worden over de ontwikkelingen binnen het bedrijf of de markt.

Waar is het voor geschikt:

• Je kunt met collega's even kort de ontwikkelingen bespreken;
• Als er direct input nodig is vanuit andere collega's wat betreft ontwikkelingen of beleid;
• Een werkoverleg is geschikt om even kort de wekelijkse doelen te bespreken;
• Het is een geschikt middel voor leidinggevenden die graag contact willen onderhouden met hun personeel.

Wat zijn de voordelen:

• Een werkoverleg geeft een sterk gevoel van collegialiteit;
• Door middel van een werkoverleg kun jij jouw collega's persoonlijk aanspreken, de overige middelen kunnen afstandelijkheid creëren;
• Collega's beginnen de werkweek in een relaxte en informele sfeer, na het werkoverleg zijn jouw collega's echter meer gemotiveerd.

Bottom-up communicatie

Bottom-up communicatie is het tegenovergestelde van top-down communicatie. Waar bij top-down communicatie beleidsveranderingen en ontwikkelingen gestart worden vanuit de directie en het middenkader, worden beleidsveranderingen en ontwikkelingen bij bottom-up communicatie juist gestart vanuit de werknemers 'in de lagere regionen van de bedrijfshiërarchie'.

Waar is het voor geschikt:

• Het is zeer geschikt om praktische knelpunten op de werkvloer op te lossen;
• Het is zeer geschikt om het verschil tussen beleid en praktische uitvoerbaarheid te verkleinen;
• Collega's kunnen zelf en op regelmatige basis hun doelen voor een bepaalde periode aangeven;
• Bottom-up communicatie is geschikt om bedrijfsprocessen te verbeteren.

Wat zijn de voordelen:

• Jouw collega's op de werkvloer zijn diegenen die het uitvoerende werk moeten doen, vaak hebben zij heel veel punten die verbeterd kunnen worden;
• Collega's krijgen het gevoel dat zij wat te zeggen hebben, dit verhoogd zowel het enthousiasme als de arbeidsproductiviteit;
• Doordat er efficiënter gewerkt gaat worden, is er veel winst te behalen;
• Collega's vanuit alle lagen van de bedrijfshiërarchie komen gemakkelijker met elkaar in gesprek.

Hoe implementeer je bottom-up communicatie

Hoe creër je bottom-up communicatie? En hoe voorkom je dat de werknemers op de werkvloer denken dat ze de monopoliepositie hebben om alles te bepalen? Zet nou eens een groot bord in de kantine of centrale hal en geef aan wat de doelen zijn in periodes van: 5 jaar, 1 jaar en per maand. Geef vervolgens per periode aan wat de daadwerkelijke productiecijfers en behaalde resultaten zijn. Probeer dit zoveel mogelijk op verschillende manieren te benaderen en te specificeren, zodat het duidelijk en overzichtelijk wordt voor alle collega's. Per week nodig je enkele collega's uit om de resultaten te bespreken en bespreek ook wat eventueel beter kan in jullie organisatie. Let er wel op dat de samenstelling van de collega's representatief is.

Tip 1: zet eens een ideeënbus in een centrale ruimte en stimuleer collega's om thuis ideeën te bedenken en deze dmv de ideeënbus aan te dragen.

Tip 2: zorg er voor dat met name het middenkader/de leidinggevenden achter deze benaderingswijze staan. Als andere collega's immers het gevoel hebben dat leidinggevenden niks met de ideeën doen, of hier zelf mee te koop lopen, dan zal bottom-up communicatie niet werken en het tegenovergestelde effect krijgen.

Tip 3: bespreek per sessie naast de bedrijfsresultaten ook de ingebrachte ideeën, waarom werken de ideeën juist wel of juist niet.

Tip 4: zorg voor een juiste terugkoppeling. Als jouw collega's het gevoel krijgen dat je als directie/leidinggevende zijnde iets doet met hun ideeën, worden ze in de toekomst fanatieker.

What's App

What's App is een app op de mobiele telefoon, door middel van deze app kun je chatberichten naar elkaar sturen. Stimuleer jouw collega's om bijvoorbeeld per afdeling een What's App-groep aan te maken.

Waar is het voor geschikt:

• What's App is geschikt voor het versturen van korte mededelingen of vragen.

Wat zijn de voordelen:

• Collega's zijn hierdoor overal bereikbaar;
• Je krijgt snel feedback;
• Kleine problemen zijn snel op te lossen.